조직 운영 코칭을 시작하며 가장 듣는 말이 “회의가 너무 길다”입니다. 시간을 줄이겠다고 타이머만 켜면, 정작 결정은 복도에서 다시 이어집니다.
결정과 공유를 나누기
주간 회의에는 보통 두 종류의 안건이 섞입니다. 하나는 오늘 끝내야 할 결정이고, 다른 하나는 이미 정해진 일의 진행 공유입니다. 공유 안건을 앞에 두면 결정 안건이 뒤로 밀리고, 참석자는 피곤해진 뒤에야 중요한 선택을 하게 됩니다.
안건지에 적어야 할 한 줄
각 안건 앞에 “오늘 필요한 결과: 결정 / 의견 수집 / 공유” 중 하나를 적어둡니다. 공유만 필요한 항목은 회의 전 문서로 보내고, 회의에서는 질문만 받습니다.
역할이 없는 좌석
참석 사유가 “참고차”인 사람이 많으면 발언이 분산됩니다. 조직 운영에서는 각 좌석에 “결정권 / 실행 / 정보 제공” 중 하나를 적어 두는 것만으로도 발언 길이가 달라집니다.
다음 주 회의에서 안건 세 개만 위 방식으로 바꿔 보시면, 어느 안건이 시간을 잡아먹는지 바로 보입니다.